Privacy verklaring

Algemeen

Als woningcorporatie ontkomen wij er niet aan om gegevens van onze huurders te verwerken. SOR neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacybeleid. Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:

• Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie. Dat betekent onder meerdat we de gegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.
• Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te
  beveiligen en zien erop toe dat onze leveranciers dat ook doen.
  Wij houden ons strikt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en
  overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens.
• Dit privacy statement geeft aan hoe wij omgaan met uw gegevens.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens van mensen met wie we een relatie hebben, hebben gehad of nog willen krijgen.

• Bezoekers van onze websites.
• Belangstellenden die zich aanmelden voor onze nieuwsbrieven.
• Huurders van SOR.

Welke gegevens verzamelen wij en waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

SOR heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden:

• Huur en verhuur: u kunt hierbij denken aan het uitvoeren van de huurovereenkomst, het berekenen en vastleggen van inkomsten, het innen van huren (inclusief het uithanden geven van achterstanden), onderhoud en
  reparatie, het behandelen van geschillen en de controle door de accountants;
• Sociaal beheer: hierbij kunt u denken aan het opslaan en delen van de
  noodzakelijke persoonsgegevens om bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt te
  bestrijden en om de leefbaarheid in de buurt te verbeteren;
• Social media: We meten het verkeer van en naar social media, zoals Facebook,
  Twitter en LinkedIn. Dit doen we om onze informatievoorziening via de
  verschillende kanalen steeds verder te verbeteren.
• Website: SOR verzamelt en gebruikt uw persoonlijke gegevens op de websites in de eerste plaats om onze (web) diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren. Op onze website worden bezoekersgegevens bijgehouden. Hierbij kan het IP-adres van uw computer worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Hiermee willen wij ook de werking van de websites waar mogelijk verbeteren.
• Nieuwsbrieven: Heeft u zich ingeschreven voor onze nieuwsbrieven? Dan gebruiken wij uw e-mailadres om nieuwsbrieven toe te sturen. In onze systemen houden we bij hoe vaak u deze nieuwsbrieven opent en waarop u klikt. U kunt uw aanmelding voor een nieuwsbrief altijd opzeggen. Ook is het mogelijk om uw gegevens uit onze systemen te laten verwijderen.
• Fotografie en video: Het komt voor dat we gebeurtenissen vastleggen en erover
  publiceren in de media. Nodigen wij u uit voor zo’n gebeurtenis, dan kan het zijn
  dat er foto’s of video’s worden gemaakt voor artikelen, social media of onze
  websites. Opnames en publicaties van journalisten vallen niet onder onze
  verantwoordelijkheid.
• E-mail en telefoon: Contact via e-mail, webformulieren en telefoon slaan we op
  in ons systeem. Zo hoeft u maar één keer uw verhaal te doen en kunnen we u
  snel van dienst zijn.
• De uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
• Archiefbestemming: persoonsgegevens voor het archiefbeheer,
  wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek;
• Documentenbeheer: verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten.
  Denk hierbij aan bijvoorbeeld postregistratie en e-mailarchivering;
• Videocameratoezicht: in het kader van de beveiliging, met behulp van duidelijk
  zichtbare videocamera’s, van personen, gebouwen, terreinen en zaken;
• Overig intern beheer: persoonsgegevens die noodzakelijkheid om de
  woningcorporatie goed te runnen.

Bent u geïnteresseerd in een woning en schrijft u zich in als woningzoekende, dan hebben wij de volgende persoonsgegevens van u nodig:
naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, email adres.
Wanneer u huurder van ons wordt hebben wij van u de volgende persoonsgegevens nodig:
Naam, adres, geslacht, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, email adres, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, rekeningnummer, inkomensverklaring, rekeningnummer, Scheidingsconvenant (indien van toepassing), Urgentieverklaring (indien van toepassing), Verhuurdersverklaring, Kopie eigendomsbewijs / verkoopakte (indien van toepassing),Loon- en/of financiële gegevens, Huurachterstand (bedrag) (indien van toepassing).

De website

SOR verzamelt en gebruikt uw persoonlijke gegevens op de website in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren. SOR verwerkt op haar websites de volgende gegevens van u:

• Wij registeren uw email adres indien u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief.
• Bij een bezoek aan onze website registeren wij uw IP adres.

Derden

SOR verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van de bovenstaande werkzaamheden of aan derde partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij de bovenstaande werkzaamheden. Voorbeeld is de aannemer die bij een onderhoudsklacht komt verhelpen of planmatig onderhoud verricht en u hiervan op de hoogte wil stellen.

SOR heeft maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

SOR is op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

SOR kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. De gegevensuitwisseling vindt binnen de wettelijke kaders plaats en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is.

In alle andere gevallen vragen we u om toestemming, die toestemming mag u altijd weigeren of intrekken.

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd.

Onze medewerkers zijn geheimhouding van uw gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek. Deze regels gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Bewaartermijnen

SOR bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de soort gegevens.

Wanneer de termijnen verstreken zijn worden uw gegevens automatisch of handmatig verwijderd/vernietigd door een bedrijf dat gespecialiseerd is in de vernietiging van vertrouwelijke gegevens. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

Het is mogelijk dat er in het verleden gegevens in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig doormiddel van natuurlijk verloop.

Uw rechten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze privacy officer, via privacy@SOR.nl. U heeft daarnaast altijd de volgende rechten:

• Recht op inzage en afschrift
  U heeft het recht de eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze gegevens worden gedeeld. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Indien gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin betrokkene inzage wenst, dan worden deze gegevens afgeschermd.
• Recht op correctie
  U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Recht op verwijdering
  U heeft het recht om SOR te verzoeken gegevens van u te verwijderen. Dit verzoek moet worden ingewilligd in onder meer de volgende gevallen:
  1. De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
  2. De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
  3. U uw toestemming intrekt (indien de verwerking hierop is gebaseerd).
• Recht op verzet
  U heeft het recht zich tegen een bepaalde verwerking of verstrekking aan een bepaalde ontvanger te verzetten. Daartoe moet u (zwaarwegende) persoonlijke omstandigheden aanvoeren.
• Recht van beperking
  De betrokkene heeft het recht de beperking van de verwerking te verkrijgen in onder andere de volgende gevallen:
• betrokkene heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wij behandelen uw aanvraag binnen vier weken.

Wijzigingen van het privacy statement

Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigingen.

Contact

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, dan kunt u contact opnemen met onze privacy officer via privacy@SOR.nl.

Laatst aangepast: juli 2021